PFA cu angajați: Condiții, limite legale și pași de urmat

Deși PFA-ul reprezintă o formă simplificată de activitate pe cont propriu, cadrul legal din România permite dezvoltarea activității și extinderea echipei prin angajarea de personal. În 2026, legislația impune însă limite stricte privind numărul maxim de angajați și atribuțiile acestora. În acest ghid analizăm condițiile legale, restricțiile în vigoare și pașii administrative pentru încheierea primului contract de muncă.

---

1. Limite legale: Câți angajați poate avea un PFA?

Spre deosebire de un SRL (unde nu există o limită superioară pentru numărul de salariați), PFA-ul este supus unei restricții clare prevăzute de OUG nr. 44/2008:

• Număr maxim de angajați: Un PFA poate angaja maximum 3 persoane simultan, cu contract individual de muncă (CIM).
• Derogări sau excepții: Limita de 3 angajați se aplică indiferent dacă aceștia sunt angajați cu normă întreagă (full-time) sau cu timp parțial (part-time).
• Contracte de colaborare (B2B): În paralel cu cei 3 angajați proprii, PFA-ul poate colabora cu alte PFA-uri sau firme pe bază de contracte de prestări servicii fără ca acestea să fie numărate în limita celor 3 salariați.

2. Condiții privind codurile CAEN și activitatea angajaților

Înainte de a întocmi un contract de muncă, trebuie luate în calcul regulile specifice aplicabile titularului și angajaților săi:

• Restricția pe codurile CAEN ale PFA-ului: Angajații pot fi încadrați doar pe funcții și activități care au legătură directă cu codurile CAEN autorizate ale PFA-ului (maximum 5 coduri CAEN autorizate în total).
• Pregătirea profesională: Regula privind dovada studiilor sau a calificării profesionale se aplică titularului PFA-ului la autorizare; angajații vor trebui să îndeplinească cerințele Fișei Postului stabilite de angajator.
• Titularul ca angajat: Titularul PFA-ului nu se poate angaja pe sine însuși cu contract individual de muncă pe propriul PFA, acesta obținând venituri din activități independente, nu din salarii.

3. Pașii administrative pentru angajarea primei persoane

1. Înregistrarea ca angajator la ITM și obținerea contului Reges/Revisal

   Înainte de începerea activității salariatului, PFA-ul trebuie să solicitate la Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM) de care aparține obținerea numelui de utilizator și a parolei pentru transmiterea registrului general de evidență a salariaților (REGES/REVISAL online).

2. Efectuarea examinării medicale de medicina muncii

   Viitorul angajat trebuie să efectueze controlul medical de medicina muncii și să obțină fișa de aptitudine înainte de semnare.

3. Încheierea și semnarea Contractului Individual de Muncă (CIM)

   Se redactează CIM în formă scrisă, conținând toate clauzele obligatorii (durată, salariu brut, timp de lucru, atribuții din fișa postului, concediu de odihnă).

4. Înregistrarea contractului în Reges/Revisal

   Contractul de muncă se transmite în registrul electronic ITM cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activității de către salariat.

5. Protecția muncii (SSM) și Situații de Urgență (SU)

   Întocmirea dosarului de Securitate și Sănătate în Muncă (instructaj general și periodic la locul de muncă) pentru salariați.

4. Obligații fiscale și declarative ale PFA-ului angajator

Din momentul în care ai cel puțin un angajat, responsabilitățile de raportare și contabilitate cresc semnificativ:

Obligație	Frecvență & Detalii	Document/Formular
Declararea impozitului pe salarii și a contribuțiilor	Lunar sau Trimestrial (dacă se îndeplinesc condițiile de plafon)	Formularul 112 (Declarația privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate).
Plata reținerilor la sursă	Până la data de 25 a lunii următoare perioadei de raportare	Virarea către bugetul de stat a CAS (25%), CASS (10%), Impozit pe salariu (10%) reținute de la angajat, plus CAM (2.25%) datorat de angajator.
Statele de plată	Lunar	Întocmirea și arhivarea statelor de salarii și a fluturașilor de salariu.

5. Impactul angajaților asupra regimului fiscal al PFA-ului

• Deductibilitatea cheltuielilor cu salariații: În sistem real, toate cheltuielile efectuate cu salariații (salariul brut, contribuția asiguratorie pentru muncă CAM, tichete de masă sau cursuri de formare) sunt integral deductibile, reducând direct venitul net impozabil al PFA-ului.
• Trecerea la SRL dacă se dorește extinderea: Dacă afacerea necesită 4 sau mai mulți angajați, va fi necesară reorganizarea activității prin înființarea unei societăți comerciale (SRL).