Registrul de Evidență Fiscală pentru PFA: Cum se completează corect și ce cheltuieli sunt deductibile

Registrul de Evidență Fiscală (REF) este documentul obligatoriu în care orice PFA ce își desfășoară activitatea în sistem real trebuie să evidențieze toate veniturile încasate și cheltuielile efectuate. Completarea corectă a acestui registru determină direct venitul net impozabil și evită sancțiunile în cazul unui control ANAF. În acest ghid analizăm regulile de completare și categoriile de cheltuieli deductibile.

---

1. Reguli generale de completare a Registrului de Evidență Fiscală

Registrul de Evidență Fiscală se păstrează la sediul profesional și se completează pe baza documentelor justificative (facturi, chitanțe, extrase de cont, bonuri fiscale conform legii).

• Forma de ținere: Registrul se poate completa în format fizic (cumpărat de la ANAF sau tipografii) sau în format electronic, cu condiția să fie tipărit la cererea organului de control.
• Periodicitatea înregistrărilor: Înregistrările se fac cronologic, pe măsura efectuării operațiunilor sau cumulativ, la finalul fiecărui trimestru/an, înainte de stabilirea impozitului pe venit.
• Documente de bază: Fiecare sumă trecută în registru trebuie susținută de un document justificativ complet și legal întocmit.

2. Categorii de cheltuieli și nivelul de deductibilitate

Pentru ca o cheltuială să fie considerată deductibilă (să reducă baza de impozitare), aceasta trebuie să fie efectuată în scopul desfășurării activității economice și realizării veniturilor.

A. Cheltuieli integral deductibile (100%)

• Achiziția de echipamente, calculatoare, licențe software și servicii de hosting necesare activității.
• Chiria și utilitățile sediului profesional (dacă spațiul este utilizat exclusiv pentru PFA).
• Serviciile de contabilitate, consultanță juridică, servicii poștale și comisioanele bancare ale contului de PFA.
• Cheltuielile cu reclamele, promovarea online, realizarea de website-uri și materiale de marketing.
• Abonamentele de telefonie și internet folosite în scop profesional.

B. Cheltuieli cu deductibilitate limitată

Tip Cheltuială	Plafon de Deductibilitate	Condiții de Aplicare
Cheltuieli de protocol	Maxim 2%	Aplicat la diferența dintre veniturile brute și cheltuielile deductibile (altele decât protocolul). Vezi bonuri/facturi de tratament ale clienților.
Cheltuieli cu vehiculul (combustibil, reparații, asigurări)	50%	Dacă vehiculul este utilizat atât în scop profesional, cât și personal (fără foaie de parcurs).
Cheltuieli cu vehiculul (deductibilitate 100%)	100%	Doar dacă vehiculul este utilizat exclusiv în scop profesional și se întocmesc foi de parcurs detaliate.
Cheltuieli cu sediul la domiciliu (utilități mixte)	Cota-parte stabilită	Conform cotei de suprafață stabilite prin contractul de comodat (ex: 20% din utilități dacă o cameră din 5 este sediu).
Cazare și diurnă pe perioada deplasărilor	Limita legală	În limita a 2,5 ori nivelul stabilit pentru instituțiile publice, pentru deplasări în interes de afaceri.

C. Cheltuieli nedeductibile (0%)

• Amenzile, penalitățile de întârziere și dobânzile datorate autorităților (ANAF, poliție etc.).
• Cheltuielile de natură personală ale titularului sau ale familiei acestuia (cumpărături casnice, vacanțe).
• Sumele retrase din contul PFA de către titular în scop personal.
• Impozitul pe venit și contribuțiile CASS/CAS plătite de titular.

3. Structura pe coloane a registrului

În Registrul de Evidență Fiscală, veniturile și cheltuielile se totalizează anual și se împart în următoarele categorii principale:

1. Venituri brute încasate: Totalul sumelor intrate pe baza facturilor emise și încasate.
2. Cheltuieli total deductibile: Suma tuturor achizițiilor efectuate 100% în scopul activității.
3. Cheltuieli parțial deductibile: Valoarea calculată a cheltuielilor cu deductibilitate limitată (ex: 50% din combustibil).
4. Venit Net Impozabil: Se obține scăzând din totalul veniturilor brute doar cheltuielile deductibile (integral + partea calculată ca deductibilă din cele parțiale).