Cum funcționează e-Factura pentru PFA: Ghid practic de la emitere la transmitere

Sistemul național RO e-Factura este obligatoriu pentru toate PFA-urile care desfășoară activități economice în România și emit facturi în relația B2B (către alte firme sau PFA-uri) ori B2G (către instituții publice). În acest ghid practic parcurgem pașii necesari pentru utilizarea corectă a sistemului, de la configurare până la transmitere și corectare.

---

1. Condiții prealabile pentru utilizarea RO e-Factura

Înainte de a putea transmite sau primi facturi prin sistemul național, trebuie să îndeplinești următoarele cerințe tehnice și administrative:

• Certificat Digital Calificat: Deținerea unei semnături electronice calificate obținute de la un furnizor acreditat.
• Înregistrarea în SPV: Acces activ în Spațiul Privat Virtual pe CUI-ul PFA-ului.
• Aplicație de Facturare: Utilizarea unui program de facturare integrat cu API-ul ANAF sau folosirea aplicației gratuite puse la dispoziție de Ministerul Finanțelor.

2. Fluxul de emitere și transmitere pas cu pas

1. Emiterea facturii în format electronic

   Completezi datele tranzacției (servicii prestate, datele clientului, valori) în softul de facturare ales. Aplicația va genera automat structura standardizată în format XML (specficația UBL 2.1).

2. Semnarea și transmiterea în e-Factura

   Trimiți fișierul XML în sistemul RO e-Factura (direct din softul de facturare conectat prin API sau prin încărcare manuală în portalul SPV).

3. Validarea de către sistemul ANAF

   Sistemul verifică automat structura fișierului. Dacă factura este corectă, primește sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor și un index unic de încărcare.

4. Descărcarea exemplarului original

   Factura considerată exemplar original din punct de vedere fiscal este doar fișierul XML purtător al sigiliului electronic ANAF, descărcat din SPV.

3. Termene legale și amenzi

Respectarea calendarului de transmitere este monitorizată strict de organele fiscale:

• Termen legal de transmitere: Facturile trebuie trimise în sistemul e-Factura în termen de cel mult 5 zile calendaristice de la data emiterii (dar nu mai târziu de 5 zile calendaristice de la data limită prevăzută pentru emiterea facturii).
• Regimul sancțiunilor: Netransmiterea facturilor în termenul legal constituie contravenție și se sancționează cu amendă. Pentru PFA-uri și întreprinderi mici, amenda este cuprinsă între 1.000 lei și 2.500 lei pentru faptele neconformate.

4. Corectarea și anularea facturilor în e-Factura

Odată ce o factură a fost transmisă în RO e-Factura și a primit sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, aceasta nu mai poate fi ștearsă sau modificată direct.

• Procedura de corecție: Dacă ai comis o eroare, corectarea se face prin emiterea unei facturi de stornare (în întregime sau parțială) transmisă de asemenea prin e-Factura, urmată de emiterea unei noi facturi corecte.
• Refuzul facturii: Dacă primești o factură incorectă de la un furnizor, trimite o notificare/obiecție prin mesaj direct în SPV către emițător în termen de maximum 3 zile de la primire.